ERASMUS+ KA103
ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ
ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ İŞ AKIŞ PLANI
Erasmus+ KA103 Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Programı İş Akışı, Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü (ADÜ UİK) Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Erasmus+ Program Koordinatörleri tarafından yürütülmektedir.
A. ADIM I. BAŞVURU SÜRECİ (Şubat-Mart)
1. Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Başvuru Duyurusu ADÜ UİK Erasmus+ Programı internet sayfasında, üniversite anasayfasında ve OBİS’te duyurulur; ilgili duyuru metni ve afiş tüm akademik birimlere üstyazı ekinde gönderilerek birim panolarına asılması rica edilir. Bahar döneminin başlamasıyla, lisans diploması veren tüm birimlere bilgilendirme/tanıtım ziyaretinde bulunulur; ziyaretlerin takvimi “Erasmus Günleri” adıyla ADÜ UİK Erasmus+ Programı internet sayfasında, üniversite anasayfasında ve OBİS’te duyurulur. Başvuru için gerekli asgari şartlar aşağıdaki gibidir:
a. Öğrencinin yükseköğretim kurumu bünyesinde örgün eğitim kademelerinin herhangi birinde (birinci, ikinci veya üçüncü kademe) bir yükseköğretim programına kayıtlı, tam zamanlı öğrenci olması,
i. Birinci kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.28/4.00 olması,
ii. İkinci ve üçüncü kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en az 2.71/4.00 olması,
b. Öğrenim hareketliliği için yeterli sayıda AKTS kredi yükü olması,
c. Mevcut öğrenim kademesi içerisinde Erasmus+ döneminde yükseköğretim hareketliliği faaliyetlerinden yararlanmışsa, yeni faaliyetle beraber toplam sürenin 12 ayı geçmemesi.
Bu şartları sağlayan öğrenciler; başvurularını OBİS üzerinden başvuru formunu doldurarak yaparlar. Başvuru için gereken diğer belgeler de öğrenci tarafından temin edilir. Öğrenci, sisteme sadece “Onaylı Güncel Transkipt”, “Erasmus’tan Faydalanma Belgesi” (daha önce programdan yararlandıysa) ve YÖK tarafından tanınan Yabancı Dil Belgesi’ni (varsa) yükler. ADÜ Erasmus Yazılı Sınav Sonuç Puanı (son iki yıl geçerli) sisteme el ile girilir. Özet olarak, başvuruda istenen belgeler genellikle aşağıdaki gibidir:
a. Güncel Transkript
b. Yabancı Dil Sınav Muafiyet Belgesi (varsa; başvuru ilanındaki alt sınırı geçen)
c. ADÜ Erasmus Sınav Sonuç Puanı (varsa; başvuru ilanındaki alt sınırı geçen )
d. Daha önce Erasmus’tan Faydalanma Belgesi (varsa; öğrenci tarafından taranarak başvuru sistemine yüklenir)
e. Engelli Belgesi (varsa ve OBİS’e, tanımlanmış ise)
f. Şehit ve Gazi Çocukları için Kanıtlayıcı Belge (varsa ve OBİS’e tanımlanmış ise)
2. Başvuru dönemi sonunda başvurusu kabul edilen (gereken şartları ve belgeleri sağlayan) adayların isimleri, liste ile ADÜ UİK Erasmus+ Programı internet sayfasında ilan edilerek, aday öğrenciler İngilizce veya Fransızca Yabancı Dil Yazılı Sınavı ’na davet edilir.
Muafiyet belgesi sunmayan veya sunmasına rağmen ayrıca sınava da girmek isteyen tüm aday öğrencilerin ADÜ Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından düzenlenen ADÜ Erasmus+ Yabancı Dil Yazılı Sınavı’na girmeleri gerekmektedir. Sınav, Fransız Dili ve Edebiyatı öğrencileri için Fransızca, diğer tüm öğrenciler için İngilizce yapılır. Başvuru ilanında belirtilen Erasmus+ Yabancı Dil Yazılı Sınav taban puan sınırını geçen öğrenci, yabancı dil sınavından başarılı sayılır.
3. Erasmus+ İkili Anlaşması olan her birim öğrencisi kendi birimi içinde toplam başarı puanına göre sıralanır. İlgili proje dönemi için Türkiye Ulusal Ajansı’ndan talep edilen hibe tutarı ve başarılı öğrenci sayısına göre, öngörülen toplam yararlanıcı sayısı birimlere oranlanarak her birimin kontenjanı belirlenir. 2017 sözleşme döneminden itibaren hareketlilik başvurularını değerlendirmede kullanılacak değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı puanlar şunlardır:
|
Ölçüt |
Ağırlıklı Puan
|
|
Akademik başarı düzeyi |
%50 (toplam 100 puan üzerinden) |
|
Dil seviyesi |
%50 (toplam 100 puan üzerinden) |
|
Şehit ve gazi çocuklarına |
+10 puan |
|
Engelli öğrencilere (engelliliğin belgelenmesi kaydıyla) |
+10 puan |
|
Daha önce yararlanma (hibeli veya hibesiz) |
-10 puan |
|
Vatandaşı olunan ülkede hareketliliğe katılma |
-10 puan |
4. ADÜ-Erasmus Seçim Komisyonu tarafından karar alınması halinde, Yabancı Dil Yeterlilik Sınavı’na ek olarak Yabancı Dil Sözlü Sınavı yapılabilir. Bu durumda değerlendirme ölçütü yazılı %30 yazılı %20 sözlüdür. Değerlendirme ölçütleri ve toplam başarı puanına etkisi, ilgili yılın başvuru duyurusunda ilan edilir.
5. Öğrencilerin toplam başarı puanı sıralaması, her birim için ayrılan kontenjanlara göre ilgili birim içerisinde yapılır. Birim kontenjanına göre; asil ve yedek aday öğrenciler olmak üzere ADÜ UİK Erasmus+ Programı internet sayfasında ilan edilir. Asil listedeki öğrenciler; başvuru sisteminde yaptığı tercihler, başarı sıralaması ve ikili anlaşma kontenjanı dahilinde Hareketlilikten Yararlanmaya Hak Kazandıkları Ülke ve Üniversite adıyla birlikte ilan edilirler.
6. Yedek listede yer alan aday öğrencilere “hareketlilikten hibe almadan (hibesiz) yararlanmak isteyenler” için ek başvuru süresi verilir. Hareketlilikten hibesiz yararlanmak isteyen öğrenciler, bu ek süre içerisinde ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne dilekçe veya e-posta ile başvuruda bulunarak, asil listede yer alan öğrencilerden kalan üniversite anlaşma boş kontenjanlarına (kendi tercihleri doğrultusunda) yerleştirilirler.
7. Asil listede yer alan aday öğrenciler ve hibesiz aday öğrenciler; ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörleri tarafından, yurtdışında öğrenim görmeye hak kazandıkları yükseköğretim kurumlarına (ev sahibi kurum) aday gösterilirler (nomine edilirler). Nominasyon; ev sahibi kurumun ‘gelen öğrenci nominasyon” e-posta adresine e-posta ile gönderilir veya -varsa- online sisteme tanımlama yoluyla yapılır. İlgili nominasyonda; öğrencinin tam adı, doğum tarihi, fakülte ve bölüm adı, öğrenim kademesi ve cinsiyet bilgileri yer alır.
8. Asil listedeki tüm aday öğrenciler ve hibesiz aday öğrenciler, I. Oryantasyon Toplantısı’na davet edilir.
9. I. Oryantasyon Toplantısı’na, katılacak aday öğrencilerin pasaport başvurusunda bulunmaları için pasaport ilgi yazıları hazır edilir. İhtiyaç duyan adaylara ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü tarafından Pasaport Yazısı verilir.
10. Ayrıca I. Oryantasyon Toplantısı’nda; katılan öğrencilerin yurtdışında öğrenim görmeye hak kazandıkları kurumlara başvuru süreçleri, pasaport başvuruları ve hareketlilikten yararlanmaya hak kazandıkları yükseköğretim kurumunun öğrenci kabul sürecine ilişkin detaylı bilgi verilir.
Söz konusu Oryantasyon Toplantısı, farklı oturumlar halinde Türkçe ve İngilizce olarak yapılır. Toplantı sonrasında tüm asil aday öğrencilere e-posta ile sunumlar ve bilgi paketi gönderilir.
B. ADIM II. EV SAHİBİ KURUMA BAŞVURU SÜRECİ (Mayıs-Haziran)
1. Aday öğrenci, program kapsamında öğrenim görmeye hak kazandığı ev sahibi kurumun internet sayfasında ilan edilen başvuru belgelerini, yine aynı sayfada belirtilen son tarihi göz önünde bulundurarak hazırlar. Bu belgeler genellikle aşağıdaki gibidir:
a. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement/LA Before Mobility)
b. Başvuru Formu
c. Pasaport Kimlik Sayfasının Fotokopisi
d. Transkript
e. Fotoğraf
f. CV
2. Ev sahibi kurum, bu belgelerin ıslak imzalı olarak postayla gönderilmesini talep edebileceği gibi, taranarak e-posta adresine gönderimini de isteyebilir veya online başvuru sistemi varsa, belgelerin ilgili sisteme yüklenmesi de gerekebilir. Her yükseköğretim kurumu; başvuru belgelerini, başvuru sürecini ve son başvuru tarihini kendi belirler.
3. Başvuru belgelerini ev sahibi kurumunun istediği şekilde tamamlayan aday öğrenci; ADÜ UİK Eramus+ Program Koordinatörlüğü’deki ilgili koordinatöründen randevu talep ederek, belgelerini teslim edip başvuru sürecini tamamlamak için belirlenen gün ve saatte ADÜ UİK’de olur. Aday öğrencinin başvuru belgeleri; ev sahibi kurumun talep ettiği şekilde (posta, e-posta veya online başvuru sistemine yükleme) hazırlanarak, ilgili ADÜ UİK Erasmus+ Program koordinatörü tarafından ev sahibi kuruma gönderilir.
4. Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği aday öğrencisi, ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörü ile her türlü yazılı iletişimini erasmusogrenim@adu.edu.tr e-posta adresi üzerinden yapar.
C. ADIM III. ADAY ÖĞRENCİNİN EV SAHİBİ KURUM TARAFINDAN KABULÜ VE VİZE BAŞVURU SÜRECİ (Temmuz-Ağustos)
1. Başvuru belgelerinin öğrenim görülecek yükseköğretim kurumuna ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörü tarafından gönderilmesini takiben, başvurusu ev sahibi kurum tarafından kabul edilen öğrencilere (ev sahibi kurum tarafından) Kabul/Davet Mektubu gönderilir.
2. Aday öğrencilerin Kabul/Davet Mektubu’nu ev sahibi kurumdan temin ederek vize başvuru sürecine hazır olmasını takiben, tüm aday öğrenciler II. Oryantasyon Toplantısı’na davet edilir. II. Oryantasyon Toplantısı’nda; vize başvurusu, oturma izni, öğrenci hesaplarına hibe aktarımı ve yurtdışında karşılaşabilecekleri durumlar hakkında detaylı bilgi verilir. Söz konusu II. Oryantasyon Toplantısı’nda, öğrencinin yurtdışına gitmesini takip eden sürece ilişkin detaylı bilgi verilmesi amaçlanır.
II. Oryantasyon Toplantısı, farklı oturumlar halinde Türkçe ve İngilizce olarak yapılır. Toplantı sonrasında tüm asil aday öğrencilere e-posta ile sunumlar ve bilgi paketi gönderilir.
3. Kabul/Davet Mektubu’nu alan öğrenciye; vize başvurusunda ilgili ülkenin büyükelçiliğine/konsolosluğuna sunması için, ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörü tarafından Elçilik Yazısı verilir. Elçilik yazısında aday öğrencinin kurum öğrencisi olduğuna dair bilgi, gidilen ülke, üniversite, öğrenim tarih aralığı, aylık verilecek hibe miktarı hakkında bilgiler yer alır.
4. Kabul/Davet Mektubu ve elçilik yazısını alan öğrenci, artık vize başvurusunu yapmaya hazırdır. Vize başvuru koşullarını ve başvuru için gereken belgeleri ilgili ülkenin büyükelçiliğinden/konsolosluğundan veya aracı kuruluştan öğrenmek ve temin etmek, aday öğrencinin sorumluluğundadır.
D. ADIM IV. VİZE ALDIKTAN SONRA ADÜ UİK ERASMUS+ PROGRAM KOORDİNATÖRLÜĞÜ’NE NİHAİ BELGE TESLİMİ (Ağustos-Eylül)
1- Vizesini alan aday öğrenci, mümkün olan en kısa zamanda ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’nü bilgilendirir. Fakat hareketliliği başlamadan önce, aşağıdaki belgeleri ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne teslim etmesi gereklidir:
a. Vize fotokopisi (şahsen veya taranmış olarak e-posta ile )
b. Uçak bileti fotokopisi (şahsen veya taranmış olarak e-posta ile)
c. İlgili banka Avro (Euro) hesap cüzdan fotokopisi (şahsen veya taranmış olarak e-posta ile): mevcut T.C Ziraat Bankası.
d. Seyahat Sağlık Sigortası'nın birinci sayfasının fotokopisi (şahsen veya taranmış olarak e-posta ile)
e. Erasmus+ Yüksek Öğrenim ve/veya Staj Hareketliliği için Hibe Sözleşmesi (şahsen veya posta/kargo ile )
2- Erasmus+ Yüksek Öğrenim ve/veya Staj Hareketliliği için Hibe Sözleşmesi, hareketlilik ve aday öğrenciye hibe aktarımı için gerekli birincil belgedir. Hibe sözleşmesi; banka hesap bilgilerini, hareketlilik başlangıç-bitiş tarihlerini, yatırılacak olan toplam hibe miktarını, sigorta şirketinin adını ve poliçe numarasını içerir ve bu sözleşme şahsen veya posta / kargo ile ıslak imzalı olarak teslim edilir.
3- Aday öğrencinin vize aldığını ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne bildirmesini takiben kendisine gönderilen boş sözleşme formunda ilgili alanları doldurarak e-posta (erasmusogrenim@adu.edu.tr) adresine kontrol için gönderir.
4- Belge kontrol edildikten sonra öğrenciye tekrar e-posta ile, öğrencinin çıktı alarak imzalaması için gönderilir.
5- Öğrencinin, sözleşmeyi ıslak imzalı iki nüsha olarak şayet teslim etmediyse diğer belgeler ile şahsen veya postayla ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne teslim edilmesi gerekir.
Hareketlilikten hibe almadan (hibesiz) yararlanmak isteyen aday öğrencilerin de ilgili sözleşmeyi hazırlayarak ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne ye teslim etmesi gereklidir.
6- Yukarıda belirtilen belgeler ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne ulaştırıldıktan sonra, OLS (On-line Linguistic Support System, Çevrimiçi Dil Desteği Sistemi) değerlendirme testi linki ADÜ UİK Erasmus+ Program koordinatörü tarafından öğrencinin e-posta adresine tanımlanır.
7- Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği faaliyetine başlamadan önceki tüm belgelerini ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne teslim eden öğrencinin, OLS1 adı verilen ‘Hareketlilik Öncesi Değerlendirme Testi’ni yapması gereklidir.
8- Hibe ödemesi için Erasmus+ Yüksek Öğrenim ve/veya Staj Hareketliliği için Hibe Sözleşmesi imzalandıktan sonra faydalanıcıya her yıl yayınlanan Erasmus Uygulama El Kitabı’nda belirtilen, gidilen ülkeye göre hesaplanan toplam hibe miktarının %80’i ödenir.
E. ADIM V. ÖĞRENCİNİN YURTDIŞINDA ÖĞRENİME BAŞLADIKTAN SONRA YAPMASI GEREKENLER (Eylül- Kasım / Ocak - Nisan)
Öğrencinin öğrenim göreceği ülkeye ulaştığında izlemesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir:
1. Gittiği kurumun Uluslararası Ofisi’ni bilgilendirmek,
2. İletişim bilgilerini ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne e-posta yoluyla bildirmek,
3. Öğrenime başlamadan önce hazırladığı Öğrenim Anlaşması’nda (Learning Agreement/LA Before Mobility) herhangi bir değişiklik olması halinde, bunu “Öğrenim Anlaşması Değişiklik Sayfası”na (Learning Agreement/LA During Mobility) ekle/sil yaparak işleyip belgeyi imzalamak; ev sahibi kurumdaki akademik koordinatörünün imzasına sunmak ve imzaları tamamlanmış belgenin ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne taranmış olarak e-posta ile gönderilmesini sağlamak. Öğrencinin bunu, ev sahibi kurumda öğrenime başladıktan sonraki 30 gün içerisinde yapması beklenir.
4. Derslere devamlılık sağlamak,
5. Ev sahibi kurumda aldığı toplam AKTS kredisinin U32;’ünden başarılı olmak:
Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Faaliyeti’nden yararlanan tüm öğrencilerin, aldıkları toplam AKTS kredisinin U32;’ünden başarılı olması gerekmektedir. Bu oranın sağlanamaması halinde Yükseköğretim kurumu, başarısız öğrencilerin hibelerinde kesinti yapabilir. Kesinti miktarı; gerçekleştirilen faaliyet günü sayısının %20’si ila %100’ü arasında olmak üzere, yükseköğretim kurumunun takdirindedir.
F. ADIM VI. HAREKETLİLİK BİTİMİNDE ADÜ UİK ERASMUS+ PROGRAM KOORDİNATÖRLÜĞÜ’NE NİHAİ BELGE TESLİMİ (Aralık - Eylül)
1. Öğrenim Hareketliliği faaliyetinden yararlanan öğrencinin, dönüşte faaliyete katıldığını gösteren aşağıdaki belgeleri ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne teslim etmesi gerekir.
a. Transkript
Öğrencinin hareketlilik dönemi öncesinde ve/veya sırasında hazırladığı Öğrenim Anlaşması’nda (Before&During Mobility LA) yazılı olan tüm derslerin transkriptte eksiksiz ve fazlasız olarak bulunması gerekmektedir.
b. Katılım Sertifikası
Bu belgenin pek çok İngilizce adı vardır: “Confirmation of Stay, Certificate of Stay, Duration Sheet” vs. Ev sahibi kurumdaki öğrenim başlangıç ve bitiş tarihlerinin yazılı olduğu, yurtdışındaki öğrenimin onaylandığı belgedir.
Not: Bazen Transkript ve Katılım Sertifikası tek bir belge halinde verilebilir. Bunun için transkriptte eğitim başlangıç-bitiş tarihlerinin olması yeterlidir.
c. Pasaport Giriş – Çıkış Sayfa Fotokopisi
Öğrencinin pasaportunda yer alan, hareketlilik faaliyetini gerçekleştirdiği ülkeye giriş veya ülkeden çıkış damgalarının bulunduğu tüm sayfaların fotokopisi veya fotoğrafıdır.
2. Öğrencinin faaliyete katıldığını gösteren dönüş belgelerinin tam olarak ADÜ UİK Erasmus+ Program Koordinatörlüğü’ne teslim edilmesini takiben, ADÜ UİK Erasmus+ Program koordinatörleri tarafından Hareketlilik Aracı’na (Mobility Tool) öğrencinin bilgileri girilir ve Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği’nden faydalanan öğrencinin “Çevrimiçi AB Anketi”ni (EU Survey) doldurması talep edilir.
3. OLS tanımlaması yapılan öğrenci tarafından sisteme girilen dönüş tarihinin 15 gün öncesinde öğrenci e-posta adresine "OLS Final Test" daveti gelir. Bu testin öğrenci tarafından tamamlanması gereklidir.
4. “OLS Final Testi” ve “Çevrimiçi AB Anketi”nin öğrenci tarafından tamamlamasından sonra öğrencinin hak ettiği toplam hibe, Hareketlilik Aracı (Mobility Tool) kontrol edilerek, öğrenci hak ediyorsa kalan %20 ödemesi yapılır. Şayet fazla ödeme yapılmışsa (tarihlere göre) kalan %20’lik tutarından kesinti yapılabilir veya (varsa ) bu tutardan fazla miktarın iadesi istenir.
Ayrıntılı bilgi için linki tıklayınız.
